Acervo documentario de Paucarpata está desorganizado y sin control afirma Contraloría

El acervo documentario de la Oficina de Logística y Servicios Auxiliares de la Municipalidad Distrital de Paucarpata que dirige el alcalde Marco Anco, se encuentra almacenado en condiciones inadecuadas, sin custodia, control, organización y clasificación, situación que podría generar el deterioro y perdida del mismo, así como la atención inoportuna de requerimientos de información.
Así lo señala el informe de visita de control 004-2025 del órgano de control institucional de la Municipalidad de Paucarpata, del 27 de enero del 2025, quien afirma que de la visita realizada por la Comisión de Control el 16 de enero de 2025, a las instalaciones del Taller Municipal, se advirtió que la Oficina de Logística y Servicios Auxiliares, mantiene la documentación en archivadores de los años 2020, 2021, entre otros, a la intemperie en un espacio del Taller Municipal.
Asimismo, se observó que el acervo documentario se encuentra junto a materiales de reciclaje, sobre cajas de cartón, en costales y apilada al suelo uno sobre otro, sin ningún orden ni clasificación, expuestas al sol, humedad, polvo, roedores y lluvia; máxime que nos encontramos en temporada de lluvia, situación que contribuyen a su deterioro, poniendo así en riesgo la conservación de la documentación. La Responsabilidad de Organización de documentos en el Archivo de Gestión o Periférico, Guía Técnica archivística para Gobiernos Regionales y Locales, establece que, el jefe o responsable de cada unida organizacional, es titular de los documentos producidos en su oficina o aquellos que por la naturaleza de la gestión ameriten su custodia temporal en el Archivo de gestión.
El informe precisa que en el Archivo se estacionan camiones de basura y cisternas del Taller Municipal de la Entidad; asimismo, la puerta de ingreso de dichos vehículos, se encuentra sin resguardo, situación que pone en riesgo la pérdida y/o sustracción de dicha documentación, incumpliendo las condiciones mínimas de custodia y seguridad.
Se verificó que la Oficina de Logística y Servicios Auxiliares, no cuenta con un cargo de envío y/o recepción; así como, de la relación o registro de los documentos que se encuentran en el Taller Municipal, lo cual transgrede lo establecido en el numeral 7.4.2. de la Directiva 10-2019-AGN/DDPA “Norma para la organización de documentos archivísticos en la entidad pública”, la cual establece que la clasificación de las series documentales es: Orgánica, Funcional y por Procesos, lo cual es concordante con lo dispuesto en la Guía Técnica Archivística para Gobiernos Regionales y Locales, situación que generaría, la no disponibilidad de la documentación y su respectiva ubicación, para atender requerimientos de información de otras áreas de la Entidad.
El informe señala finalmente que lo descrito transgrede la Directiva 001-2023-AGN/DDPA “Norma de Administración de Archivos en las Entidades Públicas”, aprobada con Resolución Jefatural 000107-2023-AGN/JEF de 20 de abril de 2023, la Directiva 10-2019-AGN/DDPA “Norma para la organización de documentos archivísticos en la entidad pública”, aprobada mediante Resolución Jefatural 180-2019-AGN/SG de 20 de septiembre de 2019 y la Resolución Jefatural 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva 010-2019- AGN/DDPA, “Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”, publicada el 23 de setiembre de 2019.